PDCAサイクルからプロジェクト改善の処方箋を探ってみる

一般的にBusinessにおけるPDCAサイクルというのは、個人やチーム、組織などビジネス分野であれば、どのような編成であれ、ある程度の心得はあると思います。ただしその方法やレベルは組織や業態、業種などでさまざま。

重要性はわかっていても思うようにできているのか不安と感じているのであればまだ救いがあります。実際のところ中小企業にいたっては実行重視という実態があるものの、計画的にプロジェクトを進めたり、進めたプロジェクトの結果や検証ができずに目の前の仕事をこなしていくことで手一杯ということも現実問題としてあります。

PDCAってなに?

P (plan) (仮説・計画)

D (do)(実行)

C (check)(検証)

A (Action)(改善処置)

アメリカの物理学者ウォルター・シューハートと物理学者エドワーズ・デミングにより提唱された理論で、上記の頭文字をたってPDCAサイクルと命名されました。

一連の業務を行う上でまずはじめに、計画を立てて実行し、結果を評価後改善して、次のステップへと繋げていく過程は企業においてとても重要なことです。
毎日の業務を遂行する上で、いかに効率よくタイムスケジュールを組立て、実行していくのか、全ての社会人に挙げられる課題でもあります。

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 PDCAサイクルは、業務プロセスの管理手法のひとつであり、継続的にそのプロセスからプロジェクトをブラッシュアップしていくという目的があります。つまり良いものをより良いものに。「失敗してもそれは成功のもと」にする重要なプロセスです。

この4ステップは、どんな業務でも必要不可欠で、問題点の洗い出しや成功・失敗の要因を分析する上で実施体制の見直しまでを行います。

意識することからはじめる。

上昇的螺旋状の正攻法として、あたりまえのようだけどなかなか実行できれていない現状に目を向けてみましょう。もし、このようなPDCAサイクルが組織の中でスムーズに進められないと感じている方は、今一度PDCAサイクルを意識してみてはいかがでしょうか。

特にこういったプロセスは個人で ある程度理解していても他のスタッフと意見交換をして客観的な意見を吸い上げた上で情報共有や共通理解の上でステップを踏んでいかないと効率的ではありません。

PDCAは、再計画をする上で重要な要素としてあらためて肝に命じておきたいところ。
「形骸化された会議はすぐやめてしまえ。」というのは定説ですが、なかなかそれを組織の一スタッフとして物申すのはエネルギーが必要なことです。

「今回は目標を達成できたか?できていないか?」
「とりあえず目標達成できたから、まぁ良しとしよう。」

こういった中途半端な目標設定では、個人としても会社としてもレベルはあがりません。
この時期は、新社会人は学生気分から離脱するために、まずこういった「無意識的PDCAサイクル」を頭の中でイメージできるようにしていきましょう。仕事の現場というのは、時間の制約やメンバーの構成、クライアントの性質などとても複雑です。

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PDCAも経験していくこと以外に、日常的な失敗談等をみつめてなぜ失敗してしまったのか、成功と失敗を分けた分岐点を探してみましょう。

PDCAサイクルのポイント。

  1. 目標の数値化

  2. 目標のスケジュール

  3. 目標を達成するためのタスクを明確にする。

  4. 目標設定の数値は、測定できるものか、漠然とした数値ではないか。

  5. 目標の結果を、みんなで共有して見直す機会は作っているか。

以上のポイントを見なおしてみてPDCAサイクルを再スタートさせてみましょう。

あとは、環境づくり。PDCAサイクルを回しやすくするために組織としても柔軟さが求められます。PDCAはより多く回していくことで改善のスピードも同じように上がっていきます。 ただしPDCAはこうでなければならないというルールばかり気を取られると、ひとつの検証だけでも膨大な時間が費やされてしまうので、まずは意見交換の場を定期的に設けて、実践していただければと思います。

 

文/渡邉達也

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